En nuestro penúltimo post os hablábamos del amplio engranaje de actores y funciones que confluían en cualquier acción de comunicación para un evento.
En este post, además de hacer hincapié en la importancia de la comunicación pura entre los diferentes grupos de trabajo (fundamental para el éxito de cualquier acción humana), os acercábamos esos tres pasos que (en nuestra humilde opinión de agencia de comunicación online y offline) nunca deben faltar antes y durante el evento en cuestión… Tres fases a aplicar y que responden a los nombres de previsión, organización y estrategia.
Hemos estudiado el evento a difundir, hemos trabajado un material de prensa de calidad, lo hemos difundido por los canales online más pros, hemos confirmado que los medios lo han recibido (a golpe de llamada, de email y de un extra de empatía) y ya tenemos las primeras reacciones sobre nuestro evento así como las primeras publicaciones en medios. Hasta aquí perfecto…hemos puesto en marcha estos tres pasos y empezamos a obtener resultados.
La falta de práctica o la ausencia de un gabinete de comunicación oficial (y, por ende, la falta de tiempo) hacen que sean muchos los que se limitan a llegar hasta este punto… Sin embargo, y aunque pueda parecer que con la difusión del material de prensa, el contacto con medios y la confirmación de inserciones en prensa, radio y/o tele todo está hecho, lo cierto es que queda mucho por hacer y muchos datos interesantes que recopilar.
Cuando las luces de nuestro evento se han apagado, el equipo de comunicación da inicio a la segunda fase de su cometido y que no es otra que la de presentar al cliente el resumen de acciones llevadas a término así como un documento en el que se recojan todas las inserciones conseguidas en medios de comunicación (eso que en el mundillo llamamos “clipping de prensa” o “clipping de medios”).
Dos pasos fundamentales que confirmarán que el trabajo elaborado por el equipo de comunicación ha sido un éxito (o un fracaso) y que servirá para trabajar acciones en eventos futuros. Para conocer mejor la importancia de cada fase, nos centraremos en analizarlas una a una 🙂
# 1 Evaluación: Junto con la fase de “cómo planteo la comunicación de este evento”, la fase de evaluación de todo ese trabajo que hemos realizado antes, durante y después del nuestro evento es un punto crucial en toda estrategia de comunicación que se precie…
Un punto que nos obliga a ser autocríticos -aunque nuestro evento haya salido hasta en la Cuore- y en el que tenemos que trabajar para dar respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál ha sido la respuesta general a nuestras acciones de comunicación por parte de los medios?
- ¿En qué medios hemos conseguido inserciones?
- ¿Cómo hemos conseguido esas acciones? ¿De casualidad? ¿Gracias a nuestros contactos, etc?
- ¿Están nuestras inserciones en medios que se corresponden con el target del evento?
- ¿En qué secciones hemos salido y qué espacio total nos han dado los medios?
- ¿Hemos cumplido los objetivos que se nos han marcado en lo que cobertura mediática se refiere?
- ¿Nos hemos ajustado a los costes requeridos por la empresa o hemos tenido desfases y/o extras?
Tras dar respuestas concretas y exactas a cada una de las anteriores cuestiones, crearemos un informe en el que (con todo lujo de detalles y cifras) explicaremos en qué ha consistido cada acción, qué montante de trabajo ha supuesto, costes, etc; y al que añadiremos las acciones previas que ya pusimos en marcha en nuestro anterior post (es decir, la calendarización, el material de prensa creado, etc).
Gracias a este documento, al que adjuntaremos el clipping de prensa (del que os hablaremos a continuación), sabremos el calado real de las acciones en comunicación que hemos puesto en marcha para este evento, y tendremos datos tangibles sobre objetivos, plazos y sobre la imagen final que nuestro evento ha dado.
# 2 Clipping de prensa: Además de ser la prueba irrefutable del alcance que nuestro evento ha tenido en los medios de comunicación, el clipping de prensa es la confirmación de que nuestro trabajo se ha hecho como se tenía que hacer, así que nos entregaremos en cuerpo y alma para recopilar todas y cada una de las inserciones offline y online que hemos conseguido en prensa antes, durante y después de la consecución de la cita en cuestión.
Aunque muchas empresas cuentan con servicios como Kantarmedia o Acceso, lo cierto es que no todas se pueden permitir los costes (en ocasiones muy altos) que suponen contratar servicios de este tipo y deciden -como opción más que respetable- hacerlo de forma manual (algo que podría ser lento pero igualmente efectivo). Así, además de recopilar los recortes publicados sobre nuestro evento en prensa impresa, nos ocuparemos de recoger tanto los links generados en prensa digital como los cortes de radio y los clips de vídeo de las emisiones que nos han concedido en TV.
Este documento visual (estructurado según tipos de medio), no sólo es una herramienta tremendamente útil para saber cuál y cómo ha sido nuestra presencia en medios, sino que nos ayudará a evaluar la calidad/cantidad de la información publicada… y es que no es lo mismo “salir en los medios” que “salir en los medios en los que queremos salir”.
Si a todo ello sumamos que tanto la evaluación de nuestro trabajo (punto 1) como el clipping de medios (punto 2) nos pueden servir de guía de cara a eventos futuros, llegaremos a la conclusión de que esas horas de esfuerzo invertidas en recopilar datos, publicaciones, etc no han sido en vano 🙂
En resumen, pese a que la comunicación aplicada a los eventos (o comunicación pop up en el lenguaje ZinKfo) conlleva realizar un trabajo a fondo, meticuloso y en equipo; lo cierto es que con un poco de esfuerzo e ingenio podemos convertir nuestro acto y nuestra marca en auténticos referentes de todo un sector.
