27 Jun La comunicación de un evento: el caso de MallorcaDesignDay

Comunicación de eventos¡Has acertado! La agencia de comunicación que hay detrás del evento MallorcaDesignDay que, días atrás, ha llenado páginas de diarios y revistas, amén de minutos de televisión y radio en Baleares y en toda España, es… ¡bingo! Zinkfo, of course.

Entre nosotros: hacer hueco a un evento totalmente nuevo en las mentes de los periodistas de las islas y la península ha costado, para qué nos vamos a engañar. Una cita como MallorcaDesignDay, llamada a ser el gran Día del Diseño de Mallorca para promover el trabajo de los jóvenes creadores nacionales e internacionales, no se vende sola, por si lo estabas pensando.

Su inserción en noticias y reportajes textuales, gráficos y audiovisuales (recogidos en el extenso clipping entregado al cliente puntualmente tras cada acción) ha sido el resultado de un intenso trabajo desde el mes de febrero, cuando su organización tuvo luz verde. El equipo Zinkfo al completo se ha volcado, no, lo siguiente. Pero, finalmente, ver su mensaje difundido en TVE, Cadena SER, Onda Cero, Es Radio, La Vanguardia, El Mundo, ABC, la agencia EFE, Europa Press, Última Hora, Diario de Mallorca, Mallorcadiario.com, Canal4, la revista ABC Mallorca, La Siesta Magazine y un largo etcétera ha hecho que, por media hora, nos hayamos permitido poner los pies encima del escritorio y los brazos tras la nuca, cual Aznar en sus tiempos de cowboy-colega del ínclito expresidente George W.Bush, y disfrutarlo un pelín.

Zinkfo, agencia del primer MallorcaDesignDay

MallorcaDesignDay es una iniciativa 100% mallorquina ideada por la experta en moda Raquel Arañón, que lleva un cuarto de siglo currándoselo en este sector como estilista, asesora para pasarelas, filmaciones publicitarias y sesiones fotográficas, coolhunter, profesora… Su sueño se llama MallorcaDesignDay y ella eligió a Zinkfo para la gestión de la comunicación en su primera edición, la más delicada por no contar con un histórico en el que apoyarse.

La comunicación de este evento ha estado dividida en las mismas fases que el propio MallorcaDesignDay: primero la presentación en sociedad con el anuncio del concurso de moda ligado a él, luego la publicación de los ganadores del certamen y, finalmente, el día del evento en sí. Entre medias, ha habido pequeñas sub-fases sobre las que también hemos informado puntualmente, tales como la composición y deliberación del jurado, la preparación de las colecciones de los diseñadores o la sesión de fitting previa al desfile.

MallorcaDesignDay y Zinkfo

Analizar y segmentar el público objetivo

Antes de lanzarnos a comunicar nada, Zinkfo hizo un análisis exhaustivo del público objetivo de los contenidos a difundir para prensa. De ese análisis salieron varios documentos con medios de comunicación segmentados según tipología (radio, televisión, diario, revista), temática (generalista, cultura, sociedad, moda, estilo de vida…) y ubicación geográfica (Baleares, España y Navarra – porque de allí son las ganadoras del premio nacional-), cada uno de ellos con una persona de contacto, un mail y un teléfono. Afú, sí. ¡Pero lo conseguimos todo!

La fase de presentación del evento ante el mundo la preparamos enviando con antelación suficiente una convocatoria en la que, además de especificar día, hora y lugar, debíamos decir qué y quién es MallorcaDesignDay para captar la atención de la prensa y lograr su asistencia a la rueda de prensa en la que todo se iba a desvelar.

Tras el envío de la convocatoria, tocó confirmación telefónica de la recepción de la misma así como sondeo del interés y las posibles necesidades de los medios de comunicación que iban a hacer acto de presencia en la terraza del restaurante Mar de Nudos de la Marina del Moll Vell de Palma, lugar elegido para el lanzamiento: debíamos saber de antemano si iban a querer entrevistas personales con la directora del evento o algún patrocinador, así como si iban a necesitar conexiones eléctricas o material textual, gráfico o audiovisual elaborado por nosotros. Ese material se envió después de la rueda de prensa a todos los medios y así logramos amplificar el alcance de nuestra acción pues, quien no había podido asistir, pudo publicarlo gracias a nuestras fotos, notas de prensa y vídeos. ¡Minipunto para Zinkfo!

La misma mecánica se repitió cuando convocamos la segunda rueda de prensa, esta vez en el Palma Sport &Tennis Club de Portixol Group (otro patrocinador), para dar a conocer los ganadores de los premios nacional y curvy, así como los seis finalistas baleares. Convocatoria y confirmación telefónica precedieron a la asistencia in situ a los periodistas con un orden del día donde estaban reflejadas las peticiones especiales para esa mañana: ‘canutazos’ con las televisiones, entradas en directo para las emisoras de radio, más entrevistas y fotos a la directora y los ganadores y finalistas para los periódicos locales. Al acabar el acto, se envió de nuevo nota de prensa, tanto a los medios de Baleares como a las agencias de noticias de toda España, así como a los medios de Navarra, comunidad autónoma a la que pertenece el grupo de ganadoras del premio nacional.

Comunicando todas las fases

Como hemos apuntado algunos párrafos atrás, los medios de comunicación han recibido también información, en forma de comunicado, sobre fases intermedias del evento: la composición y deliberación del jurado que ha elegido los mejores trabajos presentados al concurso de moda fue argumento de uno de los comunicados, mientras que otro se centró en la convocatoria y posterior seguimiento de la sesión de fitting (prueba de la ropa antes del desfile, con modelos y diseñadores) en la Escola d’Art i Superior de Disseny de les Illes Balears.

El mayor bocado ha sido, sin lugar a dudas, toda la comunicación de la propia jornada del evento, celebrado el pasado jueves 15 de junio en el Moll Vell de Palma. A lo largo del día, había tres puntos calientes: un shooting fotográfico con modelos (una convencional y una curvy) junto a dos perros de Ca Valent Dog Center, una mesa redonda sobre ‘Belleza, tallas y salud’ con ponentes de nivel del mundo de la moda, la medicina y la estética, moderada por la periodista Gemma Marchena (¡gracias, compañera, por tu trabajo desinteresado!) y, ya por la noche, el desfile y entrega de premios.

Durante los días anteriores al 15J hubo muchísimo trabajo de contacto de tú a tú con los periodistas invitados, pero también con varios bloggers e influencers, cuya presencia hoy en día es un ‘must’ en un evento como este. A todos había que darles algo interesante y facilitarles el trabajo, consiguiéndoles buenos puestos para asistir a todas las actividades, mesas y sillas para trabajar cómodamente, tiempo reservado con los VIP, las modelos, los diseñadores y los organizadores presentes en MallorcaDesignDay, espacios adecuados para montar los ‘sets’ para los directos de radio y televisión y un etcétera tan largo que se nos han pelado ya las puntas de los dedos de darle a la tecla. De la factura de teléfono de este mes mejor no hablamos.

A lo largo de los meses en los que esta labor comunicativa se ha desarrollado, con el cúlmen del evento el propio día 15, en todo momento nos hemos apoyado en las redes sociales (Facebook, Twitter e Instagram), desde las cuales se ha amplificado nuestro mensaje. Estas plataformas, junto con la página web y el blog de MallorcaDesignDay, han sido una herramienta insustituible a la hora de llegar de una manera más directa e informal al público final, a los modelos y diseñadores, a los patrocinadores… y solucionarles pequeñas dudas o incidencias relacionadas con el evento. Con todos estos actores ellos hemos creado una comunidad muy viva, muy activa, sobre la que MallorcaDesignDay puede empezar a crear y pensar ya en su próxima edición.

En el equipo Zinkfo tenemos médula de periodista, pues todos sus integrantes tenemos un pasado en medios de comunicación nacionales y locales, de papel, digitales, emisoras de radio, canales y productoras de tv. Esto nos permite conectar con la prensa en pie de igualdad, sabiendo en todo momento lo que necesita y lo que interesa a un periodista. Ese es parte del secreto para que el mensaje de tu evento o tu empresa llegue a donde tiene que llegar.

Natalia Blanes Quist
nataliablanes@zinkfo.com
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