Comunicación para eventos (I): previsión, organización y estrategia

18 Sep Comunicación para eventos (I): previsión, organización y estrategia

comunicación para eventosLa comunicación para eventos es una de las ramas de gestión de información y relaciones con los medios en las que más influye la previsión y la organización. Habitualmente, en todos los eventos suelen confluir varios agentes: los que tienen la idea, los que la ejecutan, los que la patrocinan y los que la comunican. Puede ser que, en eventos pequeños, todos sean el mismo -un trabajo, sin duda, enorme para un equipo reducido-, pero lo lógico es que de cada apartado se ocupe un grupo de personas. Eso sí, todos deberán estar presentes y conocer el proyecto desde el minuto uno (o desde el minuto dos si no queda más remedio).

La buena comunicación de un evento pasa pues por la condición sine qua non de que todos los actores que en él intervengan tengan comunicación fluida y conozcan el trabajo de los demás y cómo les afecta en su parte (y viceversa); un punto crucial que -en el caso de no producirse- puede convertir la comunicación de un evento en una auténtica cima inalcanzable o en algo aún peor… en un evento del todo invisible.

Dado que el reto está ahí y que requiere de un trabajo de fondo (en el que además tendremos que exprimir nuestra materia gris al máximo) vamos a dividir el proceso de comunicación de un evento X en tres apartados que podrés aplicar (así, en modo mantra) a cualquier campaña que se os ponga por delante como agencia, cliente o comunicador autónomo.

Previsión: Qué quiere el cliente vs qué quieren los medios

La primera afirmación es que cuando una marca contrata a una agencia o a un experto en comunicación para un evento “X”, el objetivo es que éste tenga repercusión (y mucha) en los medios de comunicación y en las redes sociales y esto -dependiendo de la temática del evento, de la fecha o de la gestión que de él se haga- no siempre resulta tan sencillo como cuando se explica a nivel teórico.

Para tratar de hallar la luz al final del túnel y para dar el portazo que se merece ese primer bloqueo mental, tendremos que trabajar con la herramienta de la previsión, tratando -SIEMPRE- de anteponernos a lo que está por venir y pensando como periodista, como cliente y como medio.

¿Qué quiere conseguir mi cliente con este evento? y ¿cómo venderlo de forma atractiva a los medios para conseguir la máxima visibilidad? Así, sin más, sencillo y muy complicado a la vez. Para contar con todos esos datos necesarios que cualquier campaña de comunicación requiere, será necesario mantener una comunicación fluida con los organizadores del evento para conocer: Tipo de mensaje, tipo de lenguaje, creatividad, cartelería y demás información visual; objetivos, target y todos los detalles (y más) que nos puedan dar.

Una vez que se haya recopilado todo, hay que estudiarlo a fondo, hacer puestas en común, bocetos de ideas y, cómo no, empezar trabajar con previsión para visualizar cuál será la reacción de los medios ante la promoción de este evento, qué les puede interesar, qué no y cómo podemos hacer un boost para que nuestra campaña sea un éxito.

Organización: El secreto del éxito

Una vez que tenemos claro cómo vamos a enfocar la comunicación de nuestro evento, es fundamental que trabajemos de forma organizada planificando tiempos y acciones y cuidando hasta el más mínimo detalle de todo el trabajo que tenemos que hacer:

– Evaluando qué información damos y cómo la damos

– Decidiendo los medios a los que nos vamos a dirigir (no podemos vender un evento de coches a una revista de corte y confección)

– Eligiendo las herramientas que vamos a usar: Redes Sociales, vídeo, mini vídeos para redes, programas para hacer envíos masivos (anti spam… sí, como nuestro adorado Mailchimp), material gráfico para documentar la info textual, etc etc.

– Definiendo las funciones de los equipos: O dicho de otro modo ¿quién se encargará de qué, por qué y con qué finalidad?

¿Listo? ¿Todo claro y todo organizado? Pues vamos directos al último paso que es en el que arranca el trabajo de campo, el más divertido, el de “currar” de verdad.

Estrategia: Trabajando con vistas al Día D

Una vez que tengamos claro cómo nos vamos a organizar, qué herramienta vamos a usar y qué material tenemos para trabajar, toca darle forma a todo en forma de estrategia final que tendrá a la popular nota de prensa como protagonista de excepción.

¿Cuándo la enviamos? ¿Cuándo llamamos a los medios para confirmar que la han recibido? ¿Qué archivos adjuntos y qué material extra incluimos? ¿Qué herramienta de envío usamos? ¿Cómo reforzamos esa info?

Cierto, son muchos interrogantes a los que dar respuesta, sin embargo si hemos hecho un trabajo de previsión y organización en condiciones podremos dar respuesta prácticamente a casi todo y si no tomad nota de estos datos extras porque (casi siempre) funcionan a la perfección:

  1. Una nota de prensa es el material que un periodista tiene para conocer lo que queremos vender, para saber de qué tratará el evento y para decidir si le interesa o no para su medio; así que cuanto antes tenga esta información mejor que mejor. ¿Cuándo debemos enviarla? Si nuestro evento es mediano y de corte local o autonómico, el mínimo será hacerlo con una semana o 5 días de antelación. Si nuestro evento es algo mayor, tendremos que trabajar con mucha más antelación y lanzar varias notas de prensa; aunque la última… la definitiva se enviará igualmente con una semana de antelación.
  2. Lo sabemos, llamar a los medios, dar con el periodista que nos interesa y “vender” el evento, puede ser la parte más tediosa (no todos contamos con un nivel de empatía tal como para llevarnos al medio a nuestro campo); así que cuidar (día a día) nuestra relación con los medios (ya sea como empresa o como comunicadores) será un punto a nuestro favor que hará que todo sea más fácil. ¿Cuándo contactar con los medios? Nuestra recomendación es hacerlo inmediatamente después del envío de la nota de prensa oficial (para chequear que la han recibido bien), con apoyo vía email del “estado de interés del medio por nuestra info”. Y sí… el día antes toca traca final de recalls. 
  3. A los medios hay que facilitarles la tarea porque sí, en muchas ocasiones, van literalmente de cabeza y no pueden perder el tiempo en leer notas de prensa de según que extensiones o pasarse tres horas descargando archivos, así que toca trabajar sobre la base del “menos es más”. Haremos una nota de prensa directa con la información verdaderamente relevante y sin más… ¿qué el medio quiere más datos? ¿Entrevistas? ¿Lo que sea?? Sin problema, nosotros estamos ahí para dar cobertura, ahora bien, lo bueno si breve dos veces bueno y sí, lo aplicaremos a la parte gráfica: Un par de fotos buenas (con 2 megas como máximo por imagen) y algún gráfico o nota de colar. Punto y pelota.
  4. Una nota de prensa en la carpeta de spam es una nota de prensa muerta. Y sí bien son muchos los que optan por enviar su nota de prensa vía “su email personal” (de forma masiva en forma de “great spamer”) nuestra recomendación es huir de esta fórmula y apostar por herramientas más profesionales con las que darás forma a notas de prensa atractivas, que nos darán datos de apertura, clicks , informes, etc; y que nunca (nunca, nunca, nunca) irán al buzón de spam… Hablamos de Mailchimp, iContact, Mailrelay o Awebe (aunque hay muchas más).
  5. ¿Cómo reforzamos esa info? Fácil, en redes sociales con un calendario editorial previo de post, tweets y fotos.
  6. En el Día D toca respirar, mantener los nervios a raya y dar asistencia periodística a cada medio, blogger o influencer que nos haya confirmado asistencia. Nuestro trabajo consistirá en ser puente entre ellos y el evento con dos objetivos: Facilitarles su trabajo al máximo y haciendo que se sientan cómodos y en armonía.

 

Cuando las luces se apagan y los invitados se van, el evento llega a su fin. Cierto… pero no para quien lo cubre. Una vez que termina el evento, la comunicación sigue… Toca hacer evaluación de rendimiento, nuevo contacto con medios y clipping y sí… esto es otro mundo, otra historia. ¿Que no sabes por dónde empezar? No panic, sigue atento a nuestro blog porque en breve te lo contamos todo en Comunicación para eventos (II): evaluación, clipping e informes de rendimiento :)

En Zinkfo, como agencia de comunicación offline y online, somos expertos en comunicación corporativa y comunicación para eventos. Además de ofrecer al cliente un servicio integral desde el primer día, nuestro equipo cuenta con una base de datos de medios diana y un bagaje en comunicación de campo que garantiza una cobertura total y un soporte in situ profesional al 200. Ofrecemos envíos de notas de prensa atractivas, inserciones garantizadas en medios de referencia, experiencia en gestión con medio, clipping e informes de rendimiento. Todo ajustado a cada necesidad, a cada tipo de evento y a cada tipo de cliente. Consulta todos nuestros servicios como agencia de comunicación offline/online y pide presupuesto ajustado a tus necesidades.

Rocio Gutierrez
rociogutierrez@zinkfo.com

Nuestra africana rockera no sólo es experta en comunicación corporativa offline y online (con marcas de primer nivel como Habitissimo, Camper o Volvo) sino que es nuestra chica del mundo audiovisual con producciones propias insertadas en canales de la talla de TVE, Canal + o hasta BBC New Zealand.

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